ERP-programvare er et av de mest kompliserte programvaresystemene i en bedrift, men det er også et av de mest fordelaktige.
Vellykkede ERP-installasjoner samler en rekke tilkoblede teknologier som gjør det mulig for organisasjoner å strømlinjeforme og automatisere aktiviteter, noe som resulterer i én enkelt kilde til sannhet i hele virksomheten.
ERP-adopsjonsprosessen er plaget med risikoer som unøyaktig dataoverføring og mangel på opplæring av sluttbrukere. Som et resultat krever vellykket implementering av ERP-systemer justering, grundig planlegging og tverrfunksjonelt samarbeid.
I denne artikkelen skal vi se på hvordan virksomheter effektivt kan unngå de kritiske risikoene forbundet med storskala programvareinstallasjoner ved å implementere en standardisert metodikk under ERP-implementeringsplanleggingsprosessen.
Hva er ERP?
Mens mange tar feil av ERP for bare regnskapsprogramvare, er det mye mer enn debet, kreditter og journalposter.
Enkelt sagt er ERP en programvareapplikasjon som integrerer (eller kobler sammen) alle dine forretningsaktiviteter eller transaksjoner i en enkelt programvareapplikasjon. Ett enkelt system administrerer alle aspekter av fabrikkgulvet, lageret, regnskapsavdelingen, kundeserviceavdelingen eller administrasjonskontoret.
ERP-systemer (som ofte inneholder "kjerne" regnskapsprogramvare og en hovedbok) integrerer vanligvis lager- og forsyningskjedestyring, ordrebehandling og innkjøp, administrasjon av kunderelasjoner, produksjon, finansiell rapportering og regnskap og andre.
Hva er ERP-implementering?
Et ERP-system integrerer flere bedriftsprosesser, som økonomi, menneskelige ressurser, salg og produksjon, for å gi fordeler som økt produktivitet og effektivitet. Metoden for å designe, sette opp og distribuere et ERP-system kalles ERP-implementering. Fordi et ERP-system støtter og automatiserer ulike oppgaver, tar prosessen ofte noen måneder og er sofistikert.
For å sikre en vellykket installasjon, må selskapet først analysere behovene sine nøye, bestemme hvordan driften skal omorganiseres for å imøtekomme systemet, konfigurere ERP-systemet for å støtte disse prosessene, og deretter teste det ordentlig før det distribueres til brukerne. Riktig forberedelse og en trinnvis implementeringsteknikk er avgjørende for å fullføre alle disse oppgavene i tide.
Hva er den beste implementeringsmetoden?
De to vanligste strategiene er big bang ERP-adopsjon og faset ERP-adopsjon.
Hele systemet ditt går online med "big bang" ERP, og alle i firmaet vårt går over samtidig. Kort oppsummert, du bringer alle moduler fra alle avdelinger på nett samtidig. Denne metoden kan redusere tidsplanen for ERP-distribusjon, men den kan også skape mer betydelige avbrudd i normal forretningsdrift og legge en ekstra byrde på personalet.
På den annen side vil en faset strategi få ERP-systemet innført gradvis, ofte etter modul eller funksjonsområde. Denne distribusjonsprosessen, ofte kjent som «land og utvide», vil ta lengre tid siden elementene introduseres gradvis over tid. Denne strategien kan hjelpe internt personell med å redusere risiko og angst.
Begge ERP-implementeringsmetodene har fordeler og ulemper. Ditt teknologipartnerteam kan hjelpe deg med å utvikle den optimale implementeringsstrategien for dine spesifikke omstendigheter.
Hva er de seks fasene av ERP-implementering?
1. Oppdagelse og planlegging
Hva er egentlig den første fasen av ERP-implementering? Dette stadiet omfatter systemforskning og valg, dannelse av et prosjektteam og spesifisering av omfattende systemkrav.
Prosjektteamet vil være ansvarlig for ulike implementeringsoppgaver, som å legge ut prosjektplan og måldatoer, tildele passende ressurser, ta produkt- og designbeslutninger og daglig prosjektledelse.
Et av teamets første mål vil være å få en grundig forståelse av nåværende vanskeligheter, som prosessineffektivitet og ERP-systemkrav. Anta at firmaet allerede har etablert en ERP business case. Det kan ha spesifisert brede forretningsmessige bekymringer og implementeringsmål, for eksempel en raskere finansiell avslutning, forbedret operasjonell innsikt eller forberedelse til en børsnotering. Disse kan føre til mer omfattende utredning, inkludert dokumentasjon av gjeldende rutiner og konsentrert systemutvikling.
I denne fasen kan teamet velge og kjøpe et ERP-system når firmaet får en klar forståelse av sine behov. En kritisk beslutning er om du skal bruke en lokal eller skybasert ERP-løsning. Du kjøper og installerer maskinvare og programvare i organisasjonens datasenter for en lokal løsning. På den annen side leveres skybasert ERP ofte som en abonnementstjeneste tilgjengelig over internett, noe som gjør det enklere å ta i bruk og krever mindre intern IT-ekspertise.
. Design
Designfasen utvikler et detaljert design for det nye ERP-systemet basert på presise krav og forståelse for gjeldende arbeidsflyt. Denne fasen innebærer å skape nye, mer effektive arbeidsflyter og andre forretningsprosesser som bruker systemet. Brukere bør påvirkes i designfasen fordi de har den mest detaljerte bevisstheten om gjeldende forretningsprosesser. Å involvere dem i designprosessen bidrar også til å sikre at de vil akseptere og bruke det nye systemet.
3. Utvikling
Utviklingsfasen kan starte etter at klare designkriterier er etablert. Denne fasen innebærer innstilling og, ved behov, tilpasning av programvaren for å imøtekomme de reviderte prosedyrene. Det kan også innebære etablering av integrasjon med eventuelle andre forretningssystemer i bedriften som ERP-systemet ikke vil erstatte. Virksomheten må installere nødvendig maskinvare og programvare hvis du bruker et lokalt ERP-system.
Sammen med programvareutvikling bør teamet lage opplæringsmateriell for å hjelpe brukere med å tilpasse seg det nye systemet. Den må også begynne å planlegge datamigrering, noe som kan være komplisert siden det ofte krever uttrekking, prosessering og lasting av data fra en rekke systemer, som hver kan bruke forskjellige formater og inneholde duplikat eller inkonsekvent informasjon.
4. Testing
Testing og utvikling kan finne sted samtidig. Prosjektteamet kan for eksempel teste spesifikke moduler og funksjoner, deretter designe reparasjoner eller modifikasjoner avhengig av resultatene og teste på nytt. Alternativt kan den prøve én ERP-modul mens en annen fortsatt er under utvikling. Innledende testing av programvarens grunnleggende operasjoner bør følges av grundig testing av dens komplette kapasitet, inkludert å la enkelte ansatte teste systemet for alle sine daglige oppgaver. Dette trinnet bør også innebære testing av overførte data og grunnleggende sluttbrukeropplæring.
5. Utplassering
Du har jobbet mot denne fasen siden systemet ble lansert. Vær forberedt på problemer siden det kan være mange bevegelige brikker og noen forvirrede ansatte, til tross for dine beste forsøk på å forberede dem på overgangen. Prosjektgruppen bør være klar til å svare på henvendelser, hjelpe brukere med å forstå systemet og strebe etter å løse eventuelle problemer. Om nødvendig skal implementeringspartneren din kunne hjelpe deg med problemer. Brukere kan trenge tid til å tilpasse seg systemet og oppnå de forventede produktivitetsøkningene.
6. Støtte og oppdateringer
Etter utrulling hjelper pleie av ERP-prosjektet ditt til å holde brukerne fornøyde og garanterer at organisasjonen oppnår de forventede resultatene. I denne fasen vil prosjektgruppen fortsatt ha ansvaret for ERP-system, men oppmerksomheten vil vende seg til å lytte til tilbakemeldinger fra brukere og tilpasse systemet deretter. Etter hvert som nye funksjoner introduseres, kreves det videre utvikling og oppsett. Nye ansatte er opplært i systemet.
Hvorfor betyr det noe?
Flere forretningsfunksjoner i en bedrift tar beslutninger som påvirker organisasjonen til enhver tid. ERP muliggjør sentralisert styring av alle bedriftsdivisjoner og operasjoner.
ERP er et informasjonslager og en enkelt kilde til sannhet for organisasjonen. Det forenkler beslutningstakeres liv og lar avdelingsledere stole på data for å ta kritiske forretningsbeslutninger.
Her er grunner til at ERP-distribusjon er kritisk for din bedrift.
1. Detaljert analyse
Fordi ERP er en sentralisert database, gir den også rapporteringsmuligheter. Den registrerer hver aktivitet til brukerne og hjelper bedriftsledere med å ta beslutninger som kan forbedre bedriftens funksjonalitet. Å lage rapporter uten ERP kan ta mange dager eller uker. Historiske rapporter hjelper til med å kartlegge hva selskaper kan overse i sanntidsovervåking. En organisasjon kan utvikle rapporter for enhver bedriftsfunksjon og gå dypt for å få en dypere forståelse, fra økonomi til lagerstyring.
2. Øk avkastningen
Organisasjoner som bruker ERP for første gang kan tro at det vil være kostbart. Etter at firmaet har beveget seg forbi ærefryktfasen, vil det imidlertid se verdi i ERP-investeringene sine. ERP kobler sammen alle en organisasjons kritiske applikasjoner. Ansatte kan bruke ERP som en enkelt kilde til sannhet i stedet for å navigere mellom flere apper for informasjon. Ansatte kan bare få tilgang til én applikasjon, noe som senker opplæringskostnadene, sparer tid og gir dem mer synlighet.
3. Forbedret ansattes ytelse
Ansatte er ansatt for å utføre jobbene sine og fullføre sine oppdrag. Imidlertid må de utføre administrativt ansvar for å garantere prosessoverholdelse og dataintegritet. Det påvirker ytelsen deres fordi mesteparten av tiden deres brukes på administrative oppgaver. Det undergraver ansattes moral og hindrer dem i å utføre pliktene sine. Den riktige ERP-løsningen kan hjelpe deg med å automatisere repeterende operasjoner og la personalet fullføre jobbene sine på kortere tid.
Be om en Demo
Trenger du mer informasjon?
Solutions
