Ledere i bedrifter av alle størrelser må sjonglere ulike driftsansvar. Disse inkluderer blant annet forretningsprosesser som supply chain management, customer relationship management og produksjonsressursplanlegging. Det er ikke lett å håndtere alle disse forretningskomponentene uavhengig eller manuelt. Den økende bruken av systemer som enterprise resource planning (ERP) er forståelig. ERP-systemer integrere alle bedriftsavdelinger, noe som resulterer i mer strømlinjeformede arbeidsflyter og beslutningsprosesser. Nå som det er mer tid, kan bedrifter konsentrere seg om sine kjerneevner.
Hva er ERP?
ERP er først og fremst et program som muliggjør interne kontroller og balanser samtidig som forretningsdriften effektiviseres. Dette oppnås ved hjelp av en sentralisert database som samler informasjon fra flere avdelinger, inkludert regnskap, produksjon, supply chain management, salg og markedsføring (HR).
Hver virksomhet har oppgaver å fullføre som inkluderer en rekke interessenter med ulike ansvarsområder. Det blir imidlertid utfordrende når informasjonen som trengs for å gjennomføre prosedyrer og ta viktige beslutninger, er fordelt på flere plattformer. Enten informasjonen oppbevares i regneark eller programvare for forretningsadministrasjon, trenger ansatte hjelp til å finne den og trenger av og til tilgang.
Det er svært utfordrende å holde alle oppdatert, gitt variasjonen av datakilder, og produktivitet og teamarbeid lider, spesielt etter hvert som et firma vokser. Ansatte trenger mer tid på å lete etter dokumenter og kan ende opp med å duplisere arbeid siden det ikke er ett sted de kan gå for å få den nyeste informasjonen om alle aspekter av organisasjonen som er relevant for dem.
Dette problemet løses av et ERP-system, som samler data til en enkelt database for å gi ledere og ansatte synlighet på tvers av avdelinger. I tillegg eliminerer den problemene som oppstår fra kontrasterende datakilder og lar dem analysere ulike scenarier, finne måter å optimalisere prosesser og gi betydelige effektivitetsfordeler. Som et resultat reduseres kostnadene, og ansatte er mer produktive siden de bruker mindre tid på å lete etter informasjon.
Hvordan fungerer en ERP?
Bedriftsressursplanleggingsløsninger bruker ofte én enkelt database for ulike forretningsoppgaver for å eliminere menneskelig arbeidskraft og strømlinjeforme gjeldende bedriftsarbeidsflyt. Dashboards brukes ofte i ERP-systemer, slik at brukere kan overvåke effektivitet og lønnsomhet ved å se på sanntidsdata på tvers av virksomheten. Avhengig av ERP-systemet du bruker, kan løsningen ta hensyn til lagernivåer, forsendelsesdatoer og andre faktorer for å bestemme hvilket distribusjonssenter som kan fullføre en bestilling i tide. Uten ERP blir avdelingsdata kompartmentalisert, noe som kompliserer bedriftsomfattende tilgang. Ved hjelp av et bedriftsressursplanleggingssystem kan flere avdelinger dele og få tilgang til bedriftsdata på ett sted.
ERPs nøkkelfunksjoner:
1. Regnskap
Budsjetter, anslag, hovedboken (GL), leverandørgjeld (AP) og kundefordringer (AR) er bare noen få eksempler på økonomiske data som kan spores, lagres og analyseres ved hjelp av ERP-regnskapsfunksjoner (AR). Systemer kan utføre komplekse oppgaver som skatteadministrasjon, forvaltning av anleggsmidler, inntektsføring og avstemming av flere valutaer.
2. Customer Relationship Management (CRM)
Informasjon om kunderelasjoner legges til blandingen når CRM-komponenter integreres med ERP-systemer, og utvider virksomhetens perspektiv. All kundeinformasjon, inkludert kontakter, ordrehistorikk, innkjøpsordrer og prospektstatus, lagres i én enkelt, lett tilgjengelig database.
3. Salg og markedsføring
Muligheten til å selge, mersalg, lage bud og kjøpe bestillinger, forutsi, administrere provisjoner og holde styr på viktig informasjon som fortjenestemarginer og forholdstall er en annen fordel ERP-systemer med integrert CRM gir til markedsførings- og salgsteam.
Muligheten til å generere flere potensielle kunder, raskt utvikle og implementere kampanjer og overvåke klientaktivitet gjennom hele salgssyklusen kan være fordelaktig for markedsføringsteam.
4. Supply chain management (SCM)
ERP-systemer overvåker inventar, etterspørsel, produksjonsprosedyrer, logistikk og distribusjon for å samle informasjon om en virksomhets effektivitet i å administrere forsyningskjeden. Driften er optimalisert av foreslåtte arbeidsordrer, overføringsordrer og innkjøpsordrer fordelt på flere nettsteder i en fullstendig automatisert og koblet forsyningskjede.
Planlegging for distribusjonsressurser og varelager kan dra nytte av å bruke SCM-systemer. Sanntidsovervåking av forsyningskjeden kan hjelpe bedrifter med å finne sløsende regioner og forbedre lagerstyring og kontroll.
5. Menneskelige ressurser (HR)
HR-komponenten i et ERP-system fungerer som en omfattende plattform for å administrere ansatte, inkludert tidtaking, lønn, ansettelse og onboarding. Komplekse HR-prosedyrer, som skatte- og fordelsfradrag, kan automatiseres med ERP-integrasjon, noe som sparer tid, penger og menneskelige feil.
6. Automatisering
Lønn, ordrebehandling, fakturering, rapportering og andre repeterende forretningsoperasjoner kan alle automatiseres ved hjelp av et ERP-system. Automatisering øker hastigheten på dataregistrering, reduserer feil og frigjør personalet tid til oppgaver som gir mer verdi.
På grunn av ERP-systemers natur er informasjon som legges inn av én bruker tilgjengelig for alle brukere i selskapet. Så når for eksempel en spesifikk SKU blir tilgjengelig, kan en lagersporingsmodul umiddelbart starte en forsendelse og faktura. Dette gir økte inntekter og bedre kundetilfredshet. Eller, for å hjelpe dem med å ta beslutninger, kan bransjeledere umiddelbart motta den nyeste statistikken om kontantstrøm og andre beregninger.
7. Integrasjon
Databarrierer kan forårsake ineffektivitet, tapte muligheter og avdelingsmessige operasjonelle uenigheter. Den primære og uten tvil viktigste fordelen med ERP er muligheten til å dele kritiske økonomiske, funksjonelle og forretningsdata på tvers av organisasjonen i nesten sanntid fra ett enkelt synspunkt.
ERP-systemer gir midler til å skape forretningsintelligens ved å oversette disse dataene til rapporter og innsikt som et selskap kan bruke blant annet til å omfordele ressurser eller utnytte nye markedsmuligheter.
8. Dataanalyse
Effektiv databruk er alltid et toppmål for finansdirektører og andre bedriftsledere. Ansatte kan nå samle et bredt spekter av data takket være dataanalyse, som kan forvandles til handlingskraftig innsikt om nye forretningsutsikter og hvordan man kan forbedre dagens drift, kutte kostnader, oppdage svindel og gi bedre service til forbrukere.
Hvorfor gjør dette noe?
Mange bedrifter er avhengige av ERP-teknologier (Enterprise Resource Planning) for å lykkes. Enterprise Resource Planning (ERP) er navnet gitt til programvaren og systemene som brukes til å planlegge, koordinere og administrere alle viktige produksjons-, økonomi-, forsyningskjede- og andre forretningsprosesser. ERP kan forenkle forretningsdriften ved å automatisere regnskap, markedsføring, prosjektledelse, kundeforholdsstyring, risikostyring og forsyningskjedestyring. Mens et selskap kan bruke en enkelt ERP-applikasjon, strømliner prosessene ved å ha en komplett pakke med ERP-systemer, kobler alle bedriftsområder sammen og muliggjør forbedret datainnsamling og kommunikasjon. Dagens ERP-systemer utvider driften ved å tillate samarbeid og digitale løsninger å effektivt kommunisere med partnere utenfor selskapet, som kunder, leverandører, finansinstitusjoner osv. selv om hvert selskap vil se verdien av denne teknologien annerledes. Følgende er noen kritiske, altomfattende fordeler som ERP tilbyr:
1. Sanntidsinformasjon og forbedret rapportering
En av ERPs viktigste fordeler er at den fungerer som en viktig datahub. En enkelt kilde til sannhet og synligheten du trenger for å ta bedre beslutninger, leveres av et sentralt sted hvor du kan samle inn, lagre og analysere data fra aktivitetene dine ved hjelp av et ERP-system. Disse sentraliserte dataene lar en organisasjon få sanntidsinformasjon og produsere mer nyttige rapporter. Man kan sammenligne operasjoner på tvers av divisjoner og daglig sjekke bedriftsvariabler som lagernivåer for bedre å administrere kapital uten å kreve mange regneark eller datakilder. Teknologiske gjennombrudd kombinerer data med sofistikerte AI-systemer for å forbedre analyserapportering og til og med gi innsikt etter behov gjennom talekommandoer. Data er det nye gullet.
2. Skytilgjengelighet
Selv om det finnes alternativer for on-premise ERP-systemer, sky ERP-programvare har nylig vunnet popularitet. Mobilitet, en reduksjon i arbeidsmengden for IT-ansatte og dedikert datasikkerhet er noen av de viktigste fordelene med sky-ERP. Så lenge du har en internettforbindelse og en ERP-løsning hostet i skyen, kan du bruke en mobilenhet for å få tilgang til systemet hvor som helst. Som et resultat kan arbeidet fullføres raskere uten tilstedeværelse av teammedlemmer.
3. Bedre kundeservice
Kundeinformasjon utgjør en del av dataene som ERP fungerer som et sentralt knutepunkt. Flere avdelinger kan lett få tilgang til og arbeide sammen om kundens krav når kundedata er sentralt lagret, noe som resulterer i raskere responstider, økt ordrenøyaktighet og forbedrede leveringstider. I stedet for å holde regneark, kan salgspersonell konsentrere seg om å utvikle forbindelser med kunder, og markedsførere kan designe kundesentrerte reklamekampanjer.
4. Økt effektivitet
Automatisering av manuelle og rutinemessige oppgaver er en av hovedfordelene med ERP for bedrifter. Ansatte kan nå konsentrere seg om ting som vil generere mer penger, og det bidrar også til å standardisere rutinemessige bedriftsprosedyrer. Forbedret etterspørselsprognose, færre produksjonsflaskehalser, kortere ledetider, en mer responsiv og transparent forsyningskjede og forretningsvekst er alle fordelene med høyere effektivitet.
5. Fleksibilitet
Tilpasningsevnen til dagens ERP-systemer er en funksjon som mange brukere setter pris på. Applikasjoner i modulær makeup brukes alene eller som en komplett suite. Uten å måtte kjøpe noe den ikke trenger, kan en bedrift velge de beste applikasjonene som dekker behovene. Bedrifter kan eliminere de klumpete metodene de har brukt på grunn av denne fleksibiliteten.
Be om en Demo
Trenger du mer informasjon?
Solutions
