3PL-fakturering og fakturering: Hvordan teknologi kan hjelpe

Det kan være utfordrende å håndtere 3PL-fakturering og -fakturering, hovedsakelig hvis du ikke bruker automatisering. Selv om disse prosedyrene er komplekse og krevende, kan din evne til å kommunisere effektivt med forbrukere også avhenge av dem. Faktureringsprosessen blir enklere for deg i fremtiden hvis du utfører alle nødvendige oppgaver riktig og inkluderer alle passende kostnadskategorier på fakturaen. Likevel ville det hjelpe om du vanligvis hadde teknisk støtte for å opprettholde alt under administrasjon. I tillegg kan operasjoner som fakturering ha en betydelig innvirkning på bedriftens generelle suksess og image.

Andre faktorer, som varierte avtaler, kan også være problematiske, sammen med ulike faktureringsalternativer. Sørg for at ingenting er unøyaktig eller forårsaker et problem. Mange faktorer må vurderes, og du må sørge for at alle jobber blir utført raskt og riktig.

Du trenger kanskje et nyttig digitalt verktøy for å organisere ting, men hvordan kan du få teknologien til å fungere i din favør, og hvordan kan den hjelpe din bedrift? La oss undersøke hovedkategoriene av regnskapsprogramvare og verktøy for tredjeparts logistikkleverandører og hvordan du bruker digitale løsninger for å løse faktureringsproblemer.

Hva er 3PL?

Hvis du eier en detaljhandelside, er ordreoppfyllelse avgjørende for virksomhetens drift. Du kan oppdage at det ikke lenger er praktisk å behandle kundeordrer internt ettersom bedriften din utvides.

Tredjepartslogistikk kan hjelpe med det. Ved hjelp av 3PL Billing and Invoicing kan en bedrift sette ut driftslogistikk, fra lager til distribusjon, og frigjøre tid til å konsentrere deg om andre aspekter av organisasjonen din.

Det er et bredt spekter av tjenester som tredjeparts logistikkleverandører tilbyr knyttet til forsyningskjedelogistikk. Logistikk, lagring, plukking, pakking, lagerplanlegging, ordrebehandling, frakt og logistikktjenester er inkludert.

Uttrykket "tredjepartslogistikk" har kanskje ikke blitt brukt, men på 1970- og 1980-tallet begynte bedrifter å sette ut sine innkommende og utgående logistikkbehov til eksterne parter.

Begrepet "3PL" har blitt vanlig på grunn av utviklingen og utvidelsen av e-handel på 1990- og 2000-tallet, og 3PL-er har økt omfanget av tilbudene deres. Tredjepartslogistikk er begrepet som brukes for å beskrive den integrerte forsyningskjeden av lagerdrift og transporttjenester.

3PL fakturering prosess

1. Signering av avtale. Du må opprette en faktureringsavtale med kunden som inkluderer alle detaljer, inkludert faktureringsfrekvens, tjenestene som skal gis, priser, spesielle vilkår og betalingsmåter. For informasjon om dine juridiske rettigheter og plikter, se avsnitt 7 i Uniform Commercial Code. Du kan også slå opp bransjestandarder for kontraktsvilkår og faktureringsprosedyrer fra International Warehouse Logistics Association (IWLA).
2. Datainnsamling for transaksjoner. Etter å ha fullført tjenestene som er skissert i kontrakten, samler du data om alle handlinger som er utført angående den kunden, for eksempel tids- og arbeidsrapporter, arbeidsordrer, kvitteringer for kjøp, ordreoppfyllingsrapporter, rekvisitarapporter og så videre. Verdiøkende tjenester er absolutt inkludert hvis du tilbyr dem.
3. Beregning. Basert på faktureringsavtalene bestemmer du hvilke tjenester som skal faktureres og hvor mye som skal belastes. Noen tjenester, som lagring, kan bli fakturert månedlig; andre (som valg og pakking) blir ofte fakturert per vare.
4. Skrive og sende inn faktura. Til slutt gir du kunden en faktura med en liste over alle kostnadene.

Hovedsaklige 3PL-fakturerings- og faktureringsproblemer

1. Mangel på forbrukersynlighet

– Kunder spør ofte: "Hvorfor ble vi fakturert for dette?" eller "Nøyaktig hva er denne regningen for?" Kundene må forstå hva de kjøper. Du kan ikke dekonstruere dine prisantydninger tilstrekkelig, gi den nødvendige informasjonen eller til og med bekrefte nøyaktigheten av statistikken hvis faktureringen din gjøres manuelt eller med utdaterte teknologier. For en fantastisk verden det ville vært hvis du ikke måtte bekrefte og forklare hver artikkel på fakturaen!

2. Usammenhengende informasjon

– Mange operasjoner utføres på lager daglig. Hvis du ikke har en direkte kobling mellom lagerstyring og faktureringsprosesser for å overvåke og dokumentere hver enkelt aktivitet, er det mer sannsynlig at du overser noe. Selvfølgelig er ufakturerte operasjoner de som ikke blir oppdaget. Du vil vel ikke tape penger? Nei, da det innebærer tapte inntekter.

3. Tidsforsinkelser

– I forhold til tidligere utgaver er forsinket fakturering en irriterende, men vanlig hendelse. I denne situasjonen kreves presisjon og ikke bare en dyd. Du kan bevise din pålitelighet og tjene kundenes tillit og samarbeid ved å levere de riktige regningene til kundene til riktig tid.

4. Menneskelige feil

– Vel, i lys av alle problemene vi beskrev med fakturering, burde dette problemet være ganske tydelig. Sannsynligheten for feil er for stor hvis beregningene utføres i Excel-regneark eller på papir. Som et resultat taper du enten penger hvis du tar for lite, eller så er forbrukeren misfornøyd med ekstrautgiftene. I tillegg tar regnskapsmedarbeiderne dine ekstra tid siden dokumentasjonen må korrigeres og omskrives.

5. Varierende klientavtaler

– Fordi hver forbruker er unik, må du ofte tilby en tilpasset tilnærming for å vinne dem fra konkurrentene dine. Dette fører til å tilby spesifikke priser, lage unike ordninger og fremme eksklusive rabatter, men det skaper også kompleksitet når man produserer personlige regninger.

Slik forbedrer du 3PL-fakturerings- og faktureringsadministrasjonen:

1. Automatiser 3PL-kundenes fakturering

Dine 3PL-faktureringsadministrasjonsoperasjoner kan bli automatisert for å eliminere menneskelig interaksjon ytterligere. Det neste trinnet er å utvikle regelsett for å tillate automatisk 3PL kundefakturering når forsendelsessystemene dine er koblet sammen og dataene dine er samlet og standardisert i pakkesporings- og BI-plattformen din.

Ikke alle 3PL-er er identiske når det gjelder faktureringsadministrasjon og faktureringsprosedyrer. Hvert selskap vil ha forskjellige transportører, prisplaner, kundeavtaler og rabatter på grunn av deres unike forretningskrav, noe som øker kompleksiteten i kundens faktureringsprosess.

Dette er grunnen til at det er avgjørende å ha et logistisk analyseverktøy som er i stand til å håndtere et uendelig antall regelsett og raskt analysere millioner av poster.

Ved å integrere de ulike forretningssystemene, kan 3PL-er utnytte deres logistiske analyseverktøy bedre til å generere kundefakturaer og effektivt håndtere betalinger ved automatisk å skyve data tilbake til målsystemet.

2. Ta med fraktteknologistabelen din.

Komplett systemintegrasjon gjennom hele teknologistabelen for pakkeforsendelser er det første trinnet for å forbedre 3PL-pakkeanalyse og faktureringsprosesser. For å utnytte forretningskritiske data, må hvert system du bruker til å levere pakker kobles sammen og gi data til pakkeanalyse- og BI-plattformen din.

Bruke et solid pakkeanalysesystem som gir én enkelt kilde til sannhet og tillater datadrevet beslutningstaking ved å kartlegge datafelt og importere komplette fraktdata regelmessig.

Aggregering og standardisering av dataene dine er neste fase i integreringen av pakkeleveringsteknologistakken. Felt- eller kolonnenavn i data som er lagret i TMS-, WMS-, OMS- og operatørsystemer stemmer ofte ikke overens. Et kontonavn i en fil kan bli referert til som et kundenavn i en annen. Med mindre du bruker en løsning som kan normalisere dataene ved import, vil ikke-standardiserte felt på tvers av dataene forårsake enorme utfordringer med forståelse og analyse.

Det er avgjørende å velge pakkeanalyse- og business intelligence-plattform som kan akseptere data i ulike former og endre disse dataene automatisk under import.

Tradisjonelle pakkeanalyseteknologier trenger ofte et rigid dataimportformat, som legger ansvaret for å oppdatere disse dataene manuelt på en menneskelig ressurs. De minste foretakene finner dette ineffektivt og tidkrevende, men for betydelige avsendere og 3PL-er skaper menneskelige grensesnitt raskt flaskehalser og vanskeligheter i hele fraktsystemet. For å øke produktiviteten og redusere menneskelige berøringspunkter, sørg for at du bruker et stykke avansert analyse som kan ta inn data fra ulike kilder og formater.

Fordeler med å bruke 3PL-fakturering og fakturering

En 3PL-leverandør kan brukes med flere fordeler. Den viktigste fordelen er at du ved å outsource disse operasjonene kan konsentrere deg om å utvide virksomhetens salg, markedsføring og produktlinje. Du har ekstra ressurser og tid etter å ha outsourcet 3PL. Her er noen andre fordeler:

1. Forbedre kundeopplevelsen ved å møte deres forventninger til vanlige leveringer neste dag eller samme dag. Fordi du har tilgang til 3PLs omfattende distribusjonsnettverk, kan du gi rask levering uavhengig av hvor bestillingen sendes.
2. Spar penger på utgifter. Uten å betjene din egen plass og ansatte, kan det føre til betydelige kostnadsbesparelser når det gjelder lagring. I tillegg kan firmaer som tilbyr effektiv beholdningsprognose hjelpe deg med å maksimere lagernivået og redusere kostnadene ved å holde varer tilgjengelig.
3. Rampe opp eller ned når det er nødvendig. Etterspørselen varierer gjennom året for de fleste virksomheter. Du kan kontrollere topper og bunner mer effektivt ved å bruke en 3PL i stedet for å gjøre unødvendige kapitalforpliktelser.